Thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm vào Việt Nam

The English version is below

Tổng quan 6 bước để đưa mỹ phẩm vào Việt Nam

Có đơn vị chịu trách nhiệm tại Việt Nam.
Chuẩn bị Phiếu công bố, Giấy ủy quyền (LOA), và CFS (hoặc hồ sơ thay thế).
Nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng đăng ký quốc gia (VNSW) và nộp phí.
Nhận Số tiếp nhận Phiếu công bố và thời hạn hiệu lực.
Hoàn thiện nhãn tiếng Việt/nhãn phụ, và sẵn sàng hồ sơ hậu kiểm PIF.
Làm thủ tục hải quan, rồi triển khai bán hàng và quảng cáo đúng quy định.

Bước 1: Chọn “Đơn vị chịu trách nhiệm phù hợp” tại Việt Nam

Việt Nam yêu cầu một tổ chức/cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
Đơn vị này phải có chức năng kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam.
Với mỹ phẩm nhập khẩu, hồ sơ công bố nộp tại Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế.

Gợi ý cách thức vận hành cho thương hiệu quốc tế

Thỏa thuận rõ ai đứng tên công bố.
Thống nhất danh mục SKU trước khi nộp.
Chuẩn hóa tên sản phẩm và mục đích dùng theo hướng dẫn ASEAN.

Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ công bố

Trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG), thành phần hồ sơ gồm:

Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Giấy ủy quyền (LOA) từ nhà sản xuất/chủ sở hữu.
CFS cho mỹ phẩm nhập khẩu, trừ các trường hợp được miễn.

LOA cần có gì
Có thể dùng tiếng Việt, tiếng Anh, hoặc song ngữ.
Phải nêu phạm vi ủy quyền đứng tên công bố và phân phối tại Việt Nam.
Cần có thời hạn ủy quyền.
Cần cam kết cung cấp PIF cho đơn vị tại Việt Nam.

CFS: các điều kiện trọng điểm
CFS phải còn hiệu lực.
Nếu CFS không ghi thời hạn, CFS phải được cấp trong 24 tháng.
CFS thường phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn.

Bước 3: Nộp online qua VNSW, theo dõi thời hạn và phí

Hồ sơ được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW).
Phí công bố hiển thị trên DVCQG là 500.000 đồng.

Thời hạn xử lý
Theo thông tư 06 đề cập thời hạn cấp số trong 03 ngày làm việc khi hồ sơ hợp lệ.
Trang thủ tục trên DVCQG hiển thị mốc 05 ngày làm việc cho nộp trực tuyến.
Vì vậy, nên chuẩn bị thời gian dự phòng cho sửa đổi, bổ sung.

Điểm mới cần biết (văn bản mới nhất đã công bố)
Thông tư 34/2025/TT-BYT có hiệu lực từ 18/08/2025.
Văn bản này sửa đổi Thông tư 06/2011/TT-BYT.
Trong thực tế triển khai, doanh nghiệp nên bám theo quy trình trực tuyến hiện hành.

Bước 4: Hiểu đúng “Số tiếp nhận” và quản trị hiệu lực

Số tiếp nhận có giá trị 05 năm từ ngày cấp.
Hết 05 năm, muốn bán tiếp thì phải công bố lại.

Số tiếp nhận không phải giấy chứng nhận sản phẩm an toàn.
Đây là điểm dễ bị hiểu nhầm khi làm PR.

Bước 5: PIF và hậu kiểm

Mỗi sản phẩm lưu thông phải có PIF lưu tại địa chỉ của đơn vị chịu trách nhiệm.
PIF gồm 4 phần theo hướng dẫn ASEAN.
Phần 1 phải xuất trình ngay khi cơ quan kiểm tra yêu cầu.
Các phần khác có thể xuất trình trong 15–60 ngày.

PIF phải được lưu tối thiểu 03 năm sau lô cuối ra thị trường.

Bước 6: Nhãn gốc, nhãn phụ tiếng Việt, thủ tục hải quan

Nhãn hàng hóa

Nội dung bắt buộc trên nhãn phải ghi bằng tiếng Việt.
Nếu nhãn gốc chưa đủ tiếng Việt, phải có nhãn phụ và giữ nguyên nhãn gốc.
Nhãn phụ là bản dịch các nội dung bắt buộc và bổ sung phần còn thiếu.

Thủ tục hải quan

Người khai hải quan có trách nhiệm khai và nộp tờ khai.
Hồ sơ hải quan gồm tờ khai và chứng từ liên quan.
Có thể cần hợp đồng, hóa đơn, chứng từ vận tải, C/O, và chứng từ chuyên ngành.

Sau khi bán: Quảng cáo cần “đúng điều kiện”

Không quảng cáo khi chưa có hồ sơ tiếp nhận đăng ký quảng cáo.
Không quảng cáo sản phẩm chưa có số tiếp nhận Phiếu công bố.

Checklist nhanh cho doanh nghiệp Hàn Quốc

Chọn đơn vị đứng tên công bố tại Việt Nam.
Chuẩn hóa LOA đúng nội dung và phạm vi.
Chuẩn bị CFS đúng điều kiện và hợp pháp hóa khi cần.
Nộp hồ sơ online qua VNSW và theo dõi phản hồi.
Làm nhãn phụ tiếng Việt trước khi phân phối.
Hoàn thiện PIF sẵn sàng cho hậu kiểm.

Overview: 6 key steps to place cosmetics on the Vietnamese market

Appoint a responsible entity in Vietnam.
Prepare the product notification form, the Letter of Authorization (LOA), and the Certificate of Free Sale (CFS) (or alternative documents where permitted).
Submit the dossier online via the Vietnam National Single Window (VNSW) and pay the government fee.
Obtain the Cosmetic Product Notification Receipt Number and track its validity period.
Finalize Vietnamese labelling / the Vietnamese supplementary label, and keep the Product Information File (PIF) ready for post-market inspection.
Complete customs clearance, then sell and advertise in compliance with Vietnamese rules.

Step 1: Choose the correct “responsible entity” in Vietnam

Vietnam requires an organization or individual to be responsible for placing the product on the market in Vietnam.
This entity must have an appropriate business function for cosmetics in Vietnam.
For imported cosmetics, the product notification dossier is submitted to the Drug Administration of Vietnam (DAV), Ministry of Health.

Practical operating tips for international brands

Agree clearly on who will be the notification holder (the entity named on the notification).
Confirm the final SKU list before submission.
Standardize product name and intended use in line with ASEAN cosmetics guidance.

Step 2: Prepare the product notification dossier

On the National Public Service Portal (DVCQG), the dossier typically includes:

The Cosmetic Product Notification Form.
A Letter of Authorization (LOA) from the manufacturer/brand owner.
A Certificate of Free Sale (CFS) for imported cosmetics, unless an exemption applies.

What the LOA should include

It may be in Vietnamese, English, or bilingual form.
It must clearly state the scope of authorization, including the right to submit the notification and distribute the product in Vietnam.
It must state the authorization period (validity).
It should include a commitment to provide the PIF to the responsible entity in Vietnam.

CFS: key requirements

The CFS must be valid (in force).
If the CFS does not state an expiry date, it must have been issued within the last 24 months.
The CFS typically requires consular legalization, unless an exemption applies.

Step 3: Submit online via VNSW, and track timelines and fees

The dossier is submitted online via the Vietnam National Single Window (VNSW).
The notification fee shown on DVCQG is VND 500,000.

Processing timeline

Circular 06 indicates a timeline of 03 working days to issue the receipt number once the dossier is valid.
The DVCQG procedure page shows 05 working days for online submissions.
In practice, you should plan buffer time for clarifications or supplementation requests.

What’s new (latest published legal update)

Circular 34/2025/TT-BYT took effect on 18 August 2025.
It amends Circular 06/2011/TT-BYT.
In implementation, companies should follow the current online procedure as published on the official portal.

Step 4: Understand the “receipt number” and manage validity

The Cosmetic Product Notification Receipt Number is valid for 05 years from the issuance date.
After 05 years, the product must be re-notified to continue being marketed.

The receipt number is not a certificate confirming product safety.
This point is often misunderstood in marketing and PR.

Step 5: PIF and post-market inspection

Each product on the market must have a Product Information File (PIF) kept at the address of the responsible entity.
The PIF consists of four parts under ASEAN guidance.

Part I must be presented immediately upon request by the authority.
The other parts may be provided within 15–60 days.

The PIF must be retained for at least 03 years after the last batch is placed on the market.

Step 6: Original label, Vietnamese supplementary label, and customs procedures

Labelling

Mandatory label information must be provided in Vietnamese.
If the original label is not fully in Vietnamese, a Vietnamese supplementary label is required, and the original label must remain intact.
The supplementary label is a Vietnamese translation of mandatory content and adds any missing required information.

Customs clearance

The customs declarant is responsible for declaring and submitting the customs declaration.
The customs dossier includes the declaration and relevant supporting documents.
Depending on the shipment, this may include the contract, invoice, transport documents, certificate of origin (C/O), and any required sector-specific documents.

After sales: advertising must meet the required conditions

Do not advertise cosmetics without the required advertising acceptance/confirmation dossier (where applicable).
Do not advertise products that do not have a Cosmetic Product Notification Receipt Number.

Quick checklist for exporters

Appoint a Vietnam entity to hold the notification.
Ensure the LOA scope and wording are correct.
Prepare a compliant CFS and complete consular legalization if required.
Submit online via VNSW and monitor feedback.
Prepare Vietnamese supplementary labels before distribution.
Keep the PIF ready for post-market inspection.

Thủ tục để nhập khẩu mỹ phẩm vào Việt Nam – Exporting Cosmetics into Vietnam: The Practical Compliance Checklist